6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 40 ıncı maddesinde şirket/işletme adına imzaya yetkili olan kişilerin imza verilerinin, mevcut olması halinde kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan verilerden elektronik ortamda temin edilerek ticaret sicili dosyasına kaydedilebilmesi düzenlenmiş olup, bu kapsamda Ticaret Bakanlığı ile İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ) arasında yürütülen entegrasyon çalışmaları tamamlanmıştır.

Yeni kimlik kartı ile yetkili olarak eklenen kişilerin imza örnekleri elektronik ortamda NVİ’den alınarak MERSİS veri tabanına kaydedilebilmektedir. Diğer taraftan, şirket/işletme adına imzaya yetkili olan kişilerin yetki kabul işlemlerinin elektronik ortamda yürütülebilmesi amacıyla MERSİS’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülü oluşturulmuştur.

Yeni uygulamalara ilişkin yardım dokümanlarına, MERSİS ana sayfasında yer alan “Kullanım Klavuzu – Dijital İmza Beyanı İşlemleri” adımları ya da MERSİS’e kullanıcı girişi yapıldıktan sonra sağ üst kısımda yer alan “Yardım – Videolar - Dijital İmza İşlemleri” adımları takip edilerek ulaşılması mümkün bulunmaktadır.

Yapılan çalışmalar neticesinde, şirket/işletme adına imzaya yetkili kişilerin yeni kimlik kartı bulunması ve MERSİS’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay vermesi halinde sicil dosyasına konulmak üzere fiziki imza beyannamesi ve görev kabul beyanı ibraz etmesine gerek kalmayacaktır.

Yabancı uyruklular ve eski kimlik sahipleri ile elektronik ortamda imza örneği temin edilemeyenler için fiziki imza beyannamesi ibrazı uygulamasına devam edilecektir.

LİMİTED ŞİRKET KURULUŞLARINDA

Şirket yetkili/yetkililerinin yeni kimlik sahibi olmaları ve Mersis’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay vermesi halinde fiziki imza beyannamesi ibrazına gerek yoktur.

• Şirket sözleşmesinin kurucu tarafından Müdürlüğümüz huzurunda asaleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması halinde ayrıca imza beyannamesi aranmaz.

• Şirket sözleşmesinin Müdürlüğümüz huzurunda vekaleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması halinde, Müdürlüğümüze ibraz edilen vekaletname ıslak imzalı ise ayrıca imza beyannamesi aranmaz. Vekaletnamenin ıslak imzalı olmaması halinde temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebilir.

• Kurucular dışındaki şirketi temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebilir. Noter huzurunda düzenlenen imza beyannameleri kabul edilmeyecektir.

ANONİM ŞİRKET KURULUŞLARINDA

Şirket yetkili/yetkililerinin yeni kimlik sahibi olmaları ve Mersis’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay vermesi halinde fiziki imza beyannamesi ibrazına gerek yoktur.

• Şirket sözleşmesinin kurucu tarafından Müdürlüğümüz huzurunda asaleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması halinde ayrıca imza beyannamesi aranmaz.

 • Şirket sözleşmesinin Müdürlüğümüz huzurunda vekaleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması halinde, Müdürlüğümüze ibraz edilen vekaletname ıslak imzalı ise ayrıca imza beyannamesi aranmaz. Vekaletnamenin ıslak imzalı olmaması halinde temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebileceği gibi noterde de düzenlenebilecektir.

• Sözleşmenin noter huzurunda asaleten veya vekaleten düzenlenmesi halinde şirketi temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebileceği gibi noterde düzenlenmiş imza beyanı da kabul edilecektir.

• Kurucular dışındaki şirketi temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebileceği gibi noterde de düzenlenebilecektir.

KURULUŞTAN SONRAKİ TÜM DEĞİŞİKLİK İŞLEMLERİNDE

(Limited Şirket Dahil) Yetkili/yetkililerinin yeni kimlik sahibi olmaları ve Mersis’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay vermesi halinde fiziki imza beyannamesi ibrazına gerek yoktur.

• Temsile yetkili kişilerin imza beyannameleri Müdürlüğümüzde veya Müdürlüğümüze gönderilmek üzere diğer müdürlüklerde düzenlenebileceği gibi noterde de düzenlenebilecektir.

ŞUBELERDE

Şube yetkili/yetkililerinin yeni kimlik sahibi olmaları ve Mersis’te “Yetki Kabul İşlemleri” modülünü kullanarak onay vermesi halinde fiziki imza beyannamesi ibrazına gerek yoktur.

• Şubeyi temsile yetkili kişinin aynı sicil çevresinde bulunmak koşuluyla merkezde veya merkeze ait diğer bir şubede imza beyannamesi bulunması halinde yeni bir imza beyanı aranmaz.

YURT DIŞINDA DÜZENLENECEK İMZA BEYANLARI

Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunludur.

Şirket sözleşmesinin Müdürlüğümüz huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin müdürlüğe verilerek sicil dosyasına konulması koşuluyla ayrıca imza beyannamesi verilmez. Vekâletnamenin yabancı bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi durumunda aynı hüküm uygulanır.